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「レポートの数字」どうやってみたらいいの?



世界は数字であふれている

さまざまなツールが溢れ、データを取得することが多くなりました。仕事をしていると、必ず関わってくる「数字」ですが、どのように確認されていますか?

エムキューブでは、レポートについてご相談をお受けすることが多くなりました。

「レポート機能はついているけれど、活用できていない」「打つ手が分からない」などです。


現在リリースされているチャットボットツールだけでなく、CRMなどそれぞれのツールにはレポート機能がついていることがほとんどですよね。


ですが、その数値を「記録」はしていてもなかなか「確認」には至らない企業様がとても多いようです。それはデジタル化を進める上での課題・障壁として、日本企業は「人材不足(67.6%)」の回答が米 国・中国・ドイツの3か国に比べて非常に多く、次いで「デジタル技術の知識・リテラシー不足 (44.8%)」と、人材に関する課題・障壁が多いというデータにも表れています。

※令和4年版 情報通信白書 第2部https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r04/pdf/01honpen.pdfより抜粋


ツールを使えばそのツールを使った人数、日時プラットフォームや中には年代・性別など様々な情報が手に入ります。

しかし、どうしてもそこまで踏み込んで読む「余裕」や「時間」がないというのが一番の原因ではないでしょうか。


近年、人材不足の問題は年々深刻になりつつあります。

その中で業務負担軽減のために問い合わせ対応ボットなどのツールを入れたとして、どうして、どのような質問が増えたのか、減ったのかという「理由」まで見る余裕がないのは当然のことといえるでしょう。

※画像引用・出典:「令和4年版情報通信白書」(総務省)第 8 節 デジタル活用の動向https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r04/pdf/01honpen.pdf

感想だけでは伝わりにくい

例えば、定例会議での報告やプレゼンなどで、何かを訴えかける際に「経験と勘」や「感想」だけでは、なかなか思うように伝わらないことはありませんか?

「その根拠は?」「試算はできてるの?」「エビデンスは?」etc…なかなか頭が痛い追及ですね。


数字は人を動かす有力な説得材料になる

大きな組織になればなるほど、経営層は会社全体の状況を自分1人の肌感覚で把握することは難しくなります。

特に国内にいながら海外の市場やビジネスの変動を肌感覚で把握するのは物理的に不可能です。

しかし、そのような時、数字があったらどうでしょう?

数字を活用すれば、大量の情報も集約して把握することが可能です。


データを加工することで特徴を探る

そんなことは分かっているんだけどね、なかなか…このようなお声をいただくことはとても多いのです。


そこで、今回は数字の見方の見直しを行っていきたいと思います。

ただ、単に羅列された膨大なデータから意味を見出すのは至難の業です。

ここで大切なのが、「データの整理」と「データ分析」の違いを意識することだといいます。



「先月は○○の利用数が高かったな」だけで終わらないために

結果を並べたると「データ整理」にはなりますが、現状把握しか難しい状態です。

もし、さらに一歩踏み込むためには「1軸」ではなく「2軸以上」に広げることで情報が引き出しやすくなります。

というのも、表に見えている現象だけを見ても、なかなか本質的な要因まで辿り着くことが難しいといわれているからです。


「プロモーションの効果が出ていない」

「人件費が増加し続けている」

「収益が悪化している」

「CVRが低下している」


などなど、これはよくビジネスの中で出てくるような内容ですね。

しかし、同じ報告を聞いたとしても上司や関係者間で理解の差が生まれることがあります。


これはなぜでしょうか。

「低下している」「悪化している」こういった表現だけの報告だと、具体的なことが伝わらず、どのくらいの下がり具合なのか共通認識を持つことが困難です。


ですので、もし比較するのであれば具体的に「どこと比べて」「どのくらい下がった」のか、そこを数値化できれば、その結果が「良くないことなのか」もしくは「実はそうではない」のか、もっと具体的な情報を全体に共有し議論できます。


例えば、

  • 「低下している」というのはどのくらい低下しているのか

  • 「低下している」とはどこと比較して低下しているのか

  • 「売上」とは『売上額』なのか『売上個数』なのか

  • 「売上」とはどの『範囲』(商品や地域、期間、年代など)なのか

そのため、分析を行う前はある程度課題を定義しておかなければ、「何をどう見たらいいのか分からない」という状況に陥ってします。

一つひとつ明確にしていくと曖昧さが解消されていき、見えなかった課題が見えてきます。

根気がいる作業ですが、要因を追求していく作業は、打つ手を考察するために有益ですので、ぜひお試しください。


まとめ

  • 一歩踏み込むためには「1軸」ではなく「2軸以上」に広げることで情報が引き出しやすくなる

  • 「どこと比べて」「どのくらい下がった」のかなど読み取る際の基準を定めておく

  • 分析を行う前に課題を定義しておく

目の前の課題や目的を数字で把握することで、打つ手が見えてきますので、様々な視点で確認してみるのも大切です。

なかなかそんな時間が取れない…そういった方も多いかと思いますが、現在はツール自体に散布図が作成されるものもありますので、その機能をうまく活用して、FAQやシナリオの改善や運用にお役立ていただければと思います。




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